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Relación con una persona impresora Eso es todo, una relación. Para avanzar, debe involucrar confianza mutua. Debe saber que la impresora producirá su trabajo de una manera satisfactoria y que su impresora necesita saber que pagará la forma acordada.
El lanzamiento de este blog PIE es un estudio de caso que involucra protocolos y expectativas, y desafortunadamente, cómo ocurre una tormenta perfecta cuando todo sale mal. Al mismo tiempo, hay una variedad de formas de minimizar esta oportunidad y comprender los acuerdos verbales y evidentes con su proveedor de impresión comercial en función de los estándares reconocidos de la industria.
Historia de fondo
Actualmente estoy trabajando con los clientes para resolver los pagos de los correos electrónicos promocionales de informes anuales.
Aquí está el trabajo: un informe anual de 24 páginas con tinta artesanal de cuatro colores, recorte y sillín; 60# stock compensado de 4 colores; un sobre abierto de 28# (abierto en lados largos, así que «procesables», lo que significa que se puede rellenar en la máquina en lugar de la mano); Todas las tiendas de correo están preparando 1.500 de los paquetes anteriores y entrando en la transmisión de correo.
Todo esto se produce durante todo el verano, que es un feriado dorado para los proveedores de impresiones comerciales y mis clientes, lo que hace que las personas no estén presentes para leer y firmar contratos, firmar y firmar inspecciones y responder a correos electrónicos. Afortunadamente, la impresora tiene suficiente personal para mantener todo en funcionamiento y siempre trato de contactar a mi cliente (y/o a su jefe) de manera oportuna con todos los contratos, horarios y solicitudes de pago.
cronograma
La duración y desventaja de este asunto fue que el contrato fue redactado y firmado a fines de mayo y la solicitud de la mitad del pago se realizó a principios de junio. La mitad de los pagos no se realizaron a tiempo, y al final de la tercera semana, la impresora pone trabajo en espera, transfiere informes anuales, sobres y cartas promocionales al almacenamiento, y requiere un pago completo más un franqueo estimado para continuar.
(Recuerde, mis clientes son clientes de «efectivo», no «clientes de crédito». Por lo tanto, la mitad del pago se requiere antes de que comience el trabajo, por ejemplo, para pagar el costo directo de comprar papel impreso. Está dentro del alcance estándar de la industria Impresión personalizada Los proveedores deben realizar pagos finales antes del envío a menos que el cliente establezca una cláusula de crédito. El franqueo es una tarifa directa que se paga por adelantado al Servicio Postal de los EE. UU., Por lo que dentro del alcance estándar de la industria de solicitar y recibir este pago estimado antes de que una tienda de correo esté lista o cae el correo: la oficina de correos transmite el correo de la entrada del producto al flujo de correo. )
Con esto en mente, animo a mis clientes a transferir pagos por Fondo Electrónico en lugar de eliminar la oportunidad de retrasos en la entrega de correo electrónico a través de cheques. También expliqué por escrito por qué la impresora ahora necesita pagar en su totalidad en lugar de la mitad del pago.
Al final de la semana, el contador de mi cliente (subcontratado, no interno) envió dos cheques (medio pagos y Pague el monto completo) Error: sin la necesidad de usar fondos para transferir opciones más rápidas. El proceso será más rápido si dos de los tres participantes no han participado en las vacaciones de verano.
Le pedí a la impresora que me avisara cuándo llegaron los cheques para destruir un número menor de cheques y avisarme cuándo se borrarán los cheques restantes (y, por lo tanto, cuándo se puede reanudar el trabajo).
El trabajo ingresó al correo electrónico lo antes posible. Desafortunadamente, esto sucedió dos días después de que el Servicio Postal de EE. UU. Aumentó su tasa de franqueo, y mi cliente cobró una tarifa adicional de menos de $ 400.
No hace falta decir que mi cliente se negó a pagar el recargo y dijo que la impresora era responsable porque ya tenía el trabajo. Esto es lo que está sucediendo ahora.
Puedes aprender a evitar esto
Todos estos son la tormenta perfecta para que los personajes clave extiendan una mala comunicación más allá de la comunicación (debido a las vacaciones de verano). He redactado una carta para el cliente, incluidos los horarios para todas las actividades, incluida la firma de un contrato a través de la factura, incluidas todas las facturas para la impresora y el recibo postal de los Estados Unidos (Formulario 3600R) para el correo.
Todavía no he escuchado el Echo, pero lo más importante, ya que mantengo todos los correos electrónicos relevantes que describen lo que se acordó y lo que sucedió (más una referencia a los términos y condiciones de la industria de impresión estándar), espero que al final haya una resolución positiva. Veremos lo que sucederá.
Dicho esto, esto le puede suceder (tal vez su carrera como diseñador o comprador impreso), por lo que es posible que desee considerar lo siguiente para ayudarlo a evitar esta molestia:
- En primer lugar, la estimación de franqueo de la impresora es solo una estimación. La impresora le cobra una tarifa o reembolsos adicionales para cualquier crédito que le debe.
- En muchos casos, puede pagar en efectivo, crédito o visa. Los pagos a través de Visa pueden estar sujetos a un recargo del 3%. Los términos de «efectivo» requerirán un pago inicial y un pago final antes de que el trabajo pueda ser entregado o enviado por correo al cliente.
- Me gusta especialmente la opción de transferencia de fondos electrónicos a pagos. Los fondos se transfieren del banco de su empresa al banco del proveedor de impresión comercial, sin ninguna posibilidad de retraso o pérdida por correo. Las transacciones (y la liquidación de fondos) son mucho más rápidas que los procesos de escritura, correo y liquidación. En la mayoría de los casos, el servicio está disponible de forma gratuita y evita el 3% de la tarifa de la tarjeta de crédito.
- Es posible que no desee establecer un término de crédito. No es que tenga mal crédito, pero creo que en la consulta puede afectar su puntaje de crédito. Dicho esto, si ese no es su enfoque, es posible que le cobren y tenga 30 días de pago.
- Su proveedor de impresión personalizado debe cobrarle por adelantado porque tiene que comprar papel, lo cual es una tarifa importante. No se puede esperar que viole el papel o el franqueo.
- Se le cobra antes de publicar su trabajo para asegurarse de pagar de manera completa y oportuna. Después de todo, la impresora no puede violar todos los pagos y luego acudir a usted para su reembolso.
- La línea de tiempo es importante. impresora También tome unas vacaciones y trate de lunes a viernes, no los sábados y domingos. Si necesita servicios de emergencia, puede acordarse a costos más altos (por ejemplo, contratar a más empleados para hacer el trabajo más rápido).
- La buena planificación y comunicación con la impresora es crucial. Si los servicios contables de la compañía se subcontratan (este es el caso para mi cliente), puede ocurrir un retraso de tiempo lento (como finales de verano en las vacaciones) en los pagos.
- Es importante mantener registros (notas escritas e historial de correos electrónicos relacionados) para explicar el problema con su flujo de trabajo.
- Nadie quiere ser visto como un cliente difícil. La lista anterior muestra que una vez que haya firmado un contrato para la impresora, solicite una factura y luego pague a tiempo de acuerdo con el horario acordado. Nada mejor garantiza la entrega oportuna o el envío de su trabajo de impresión.
- Es aconsejable leer la página «Términos y condiciones» del contrato de impresora y estar familiarizado con las costumbres y estándares de la industria de la impresión comercial. Imprimirlo El trabajo de Mark Beach y Eric Kenly es un libro excepcional sobre impresión personalizada, incluidas estas copias en el texto. (Esto puede estar desactualizado, ya que mi copia personal de este libro ha tenido décadas de edad. Por lo tanto, es posible que también desee buscar estos términos y condiciones de impresión).
La cosecha final
Si comprende las reglas escritas y no escritas en el campo Impresión comercialpuede ver cuáles son sus derechos y responsabilidades y qué tiene la impresora. Esto lo mantendrá respondiendo a cualquier pregunta de manera lógica y no emocional.
Estoy seguro de que mi cliente sintió que fue abusado por la impresora y que la oficina de correos era completamente real. Simplemente no se trata del acuerdo con la impresora, y las reglas relacionadas con la tasa de servicio postal de los EE. UU. Han aumentado.
Veremos lo que sucederá.
