8 claves para una gestión exitosa del flujo de caja, incluso si no eres bueno en matemáticas

“Si sabes que vas a tener que gastar 30.000 dólares cada mes pase lo que pase, de repente se vuelve muy simple: 30.000 dólares x 12 significa que necesitas pagar 1 millón de dólares”, explicó Weissenberg. “Así que (meta) $1.5 millones para cubrir tus gastos y ganar algo de dinero. Creo que esa meta es lo más importante al principio, simplemente saber dónde estás, simplemente saber dónde estás”.

El pago por adelantado no es negociable.

Evite los riesgos del efectivo por adelantado durante la fase de compra anticipando sus gastos y pagando el total antes de realizar su pedido. “Tenga mucho cuidado de no pagar por algo que no ha pagado”, advierte Weisenberg. Su empresa requiere aprobación por escrito y pago por adelantado antes de pedir cualquier mueble. “No quiero que el cliente diga ‘ya no lo quiero’ y ahora estás haciendo el sofá y te quedas con él”, explica. Josh Thornton, director general diseño de verano thorntonsigue el mismo principio, incluso si el vendedor sólo exige un depósito del 50%. “Esto garantiza que tendrá fondos disponibles cuando venza el saldo”, señala.

Algunas empresas optan por facturar por habitación o artículo (ordenando primero las piezas con el plazo de entrega más largo), mientras que otras requieren que los anclajes para muebles se suministren por adelantado y se retirarán de ellos una vez que se apruebe la selección. Kloythanomsup señaló que retener personal puede acelerar el proceso de pedido durante un modelo de adquisiciones intenso, evitando posibles retrasos y problemas de disponibilidad. “Pero los clientes siguen aprobando todo”, afirma.

Equilibre sus libros con rigor

Thornton recomienda configurar su sistema contable para que el efectivo recibido no se registre como ingreso hasta atrás Los productos se entregan a los clientes. “De esta manera no es necesario contar los polluelos antes de que nazcan”, dijo. También advirtió contra el retraso en las facturas mensuales. “Fíjese una fecha límite y no la pierda. Una vez que se retrasa un mes, se crea un efecto dominó que afecta negativamente a la gestión del flujo de efectivo durante toda la duración del proyecto”.

Conecte sus sistemas de contabilidad y compras

El mejor sistema de contabilidad para realizar un seguimiento de todo su dinero es un tema candente en la industria del diseño. Algunas empresas cruzan software de hojas de cálculo y contabilidad (como QuickBooks) con una plataforma de gestión de proyectos (como Programa, Houzz Pro o Fohlio), mientras que otras eligen herramientas totalmente integradas (como Studio Designer). Antes de migrar a Programa, la empresa del diseñador Gil Melott utilizaba una serie de gráficos de Excel. “Este es el proceso más simulado que podemos hacer”, dijo. “Me di cuenta de que las cosas se volverían más complicadas con las brechas entre adquisiciones y facturación, entre compromisos y cobros, entre cómo se ve el proyecto y los costos en los que incurrimos”.

Por otro lado, un sistema de software que integra contabilidad, compras y conciliación de facturas, todo en un solo lugar, le permite ver el panorama general de un vistazo, lo que reduce en gran medida el espacio para cosas faltantes. “Cuando toda la información existe en un sistema, no hay lugar para esconder la complejidad”, dijo Mellott.

Sin embargo, cambiar de sistema es notoriamente complejo (Weisenberg lo ha intentado dos veces), pero vale la pena considerarlo si su empresa supera su enfoque actual. Los avances en inteligencia artificial significan que la tecnología continúa mejorando y, a medida que las empresas crecen, también lo hacen sus necesidades. Por ejemplo, Fohlio está diseñado para proyectos hoteleros complejos, mientras que Studio Designer es el favorito entre los diseñadores residenciales que desean comprar software con sistemas de contabilidad integrados.